Mať poriadok na pracovnom stole doma alebo v práci je nesmierne dôležité pre efektívnosť a produktivitu. Aj keď „poriadok“ je relatívny pojem, ide o zorganizovanosť medzi potrebnými dokumentmi. Hromady zošitov, šanónov, rôznych papierov, časopisov a písacích potrieb po celom stole vytvára, ako sa hovorí, neporiadok nie len na stole ale aj v hlave. Je dokázané, že človek sa menej sústredí na to, čo má, pretože jeho podvedomie zamestnáva všetko naokolo.

Podľa odborníkov v USA, ak si chcete upratať pracovný stôl a chcete aj aby poriadok aj ostal, je potrebné držať sa piatich pravidiel. 1. Ujasniť si, prečo potrebujete mať poriadok na pracovnom stole. 2. Pochopiť priebeh/cyklus papierov. 3. Vytvoriť si systém. 4. Vytvoriť si čas. 5. Chaos premeniť na kreativitu.

Usporiadaný pracovný stôl

Základom každého poriadku je vedieť, prečo ho potrebujete a čo tým získate. Poriadok a organizáciu prispôsobte vašim potrebám. Niekto pracuje výlučne na počítači – aj čo sa týka pošty, faktúr či iných dokumentov. Iný zas potrebuje tieto papiere spracovávať a archivovať. Ak máte možnosť, využite všetok nábytok, voľné šuplíky, regály, skrinky a police. Pripravte si označené šanóny a kartotéky. Naučte sa odkladať papiere aj po jednom. Nečakajte, kým sa nahromadia na vašom stole.

Priebeh papierov

Tu sa chápe to, aby ste papierovú prácu vnímali ako kolobeh a postupnosť. Niečo k vám príde a zas odíde. Naučte sa riešiť každú zmluvu alebo doklad v takom poradí, v akom vám prídu. Neodkladajte si „zložitejšiu“ prácu na neskôr.

Systém na pracovnom stole

Zdá sa to ako banalita, no keď si budete odkladať šálku kávy stále na rovnaké miesto, taktiež kalendár či písacie potreby, postupne sa naučíte, že všetko bude mať svoje miesto. Platí to aj pre prázdny priestor na pracovnom stole. Stačí si zvoliť systém poriadku už hneď na začiatku, a potom sa ho len držať. Po čase si všimnete aj malú spinku na stole ak bude tam, kde bežne nebýva.

Čas

Hovorí sa, že všetci majú čas na všetko. Ide o to, kto si ho ako zadelí a aké priority si zvolí, na ktoré si čas nájde a na ktoré si nájde len výhovorku. Spravte si preto čas 1 x v týždni, stále v rovnaký deň a čas, aby ste si upratali alebo udržiavali poriadok na pracovnom stole. Prejdite si poznámky z celého týždňa, zaostrite ceruzky, očistite PC monitor. Jednoducho spravte si menšiu údržbu.

Všetko je to o zvyku. Vystriedajte myšlienku „neskôr“ na „teraz“, a „nechce sa mi“ na „budem mať o jednu starosť menej“. Pri pravidelnom vykonávaní týchto malých úkonov vám to postupne príde ako samozrejmosť a váš pracovný stôl ostane stále dokonale usporiadaný.